POLITÍCA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

Analítica S.A.S.

Presentación

ANALITICA SAS, sociedad comercial identificada con NIT No. 830113019-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la dirección Cl 93 No 14-20 Of 407, correo electrónico info@analitica.com.co y teléfono +57 (601)7946472, por medio del presente documento pone en conocimiento del público en general su Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a las siguientes consideraciones:

• El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
• De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre en archivos de entidades públicas y privadas.
• Así mismo, el mencionado texto constitucional exhorta a quienes manejan datos personales de terceros a respetar la libertad y demás garantías previstas en la Constitución cuando se recibe, trata y circula la información.
• En desarrollo de la norma constitucional antes citada, el Congreso de la República de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos personales, ley que fue reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
• El referido Decreto estableció las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales y consagró la obligación en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de "desarrollar políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas".
• Finalmente, en razón a la integración con la “Suite” de colaboración y trabajo en grupo "Google Workspace™", las políticas aquí contenidas abarcan también las establecidas por Google, las cuales son de obligatorio cumplimiento para todas aquellas aplicaciones que se integren a su plataforma, en particular las descritas en el documento: Google API Service: User Data Policy

Destinatarios

Analítica S.A.S., a través de su servicio AZSign, tiene como objeto la gestión de servicios de firma digital y electrónica entre los distintos firmantes de acuerdos, contratos o, en general, cualquier tipo de documento que requiera la utilización de firma electrónica o digital por parte de personas naturales o jurídicas, siendo estas últimas los destinatarios finales del presente documento.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En consecuencia, Analítica S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”), de obligatorio cumplimiento en todas las actividades relacionadas con su servicio AZSign, que impliquen, de manera total o parcial, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de datos personales.

Carácter vinculante de las presentes disposiciones

La presente Política, será aplicable en todas y cada una de las relaciones contractuales o comerciales que existan entre ANALITICA SAS y los firmantes, titulares de las cuentas y usuarios del sistema AZSign.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Analítica S.A.S: Persona Jurídica que tiene por objeto servir como Operador de Información en los términos de la Ley 1266 de 2008 y recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley.
• AZSign: Es el nombre con la cual se identifican el conjunto de servicios de firma electrónica y digital ofrecidos por Analítica S.A.S.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros; en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autenticación de usuario: Método por el cual el sistema identifica al usuario que interactuará con el sistema. En el caso de AZSign este método puede variar dependiendo del canal y el nivel de iteración que requiera el sistema de parte del usuario.
• API: Interfaz de Programación de Aplicaciones (API): es un conjunto de definiciones y protocolos que se usa para diseñar e integrar el software de aplicaciones.

Principios que orientan el tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales se realiza en cumplimiento de los principios y normas generales y especiales establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para dicho tratamiento y su correspondiente finalidad, Analítica S.A.S. ha obtenido de manera previa, expresa e informada la autorización de los Titulares, permitiéndole así recopilar, almacenar, compilar, procesar, distribuir, usar, actualizar, circular y transmitir sus datos personales.

Los datos que recolecta Análitica SAS a través de sus servicios de AZSign, serán tratados de manera transparente, leal y lícita con la finalidad principal de la gestión de firmado electrónico y digital de documentos. Estos datos pueden ser recolectados por AZSign, vía medios electrónicos, físicos y/o personales; específicamente destinados a obtener los datos necesarios y suficientes para realizar la gestión de firmas digitales y electrónicas de las partes (titulares de cuenta, usuarios y firmantes) estrictamente involucradas en los procesos de firma electrónica y digital

Finalidad del tratamiento de datos

• Permitir los procesos de gestión de firmado electrónico y digital de documentos vía canales electrónicos directos (página web o app de AZSign) o indirectos, vía consumo de la API de AZSign por parte de aplicaciones de terceros, las cuales, a su vez, se encargarían de los procesos de validación y autenticación de los usuarios finales del servicio.
• Validar la identidad a los usuarios directos, en el sistema, vía canales electrónicos (email, SMS, WhatsApp, etc.) y/o físicos.
• Actualizar y administrar la información de contacto de las personas naturales para ser utilizada en los productos y servicios desarrollados dentro de las actividades propias del objeto social de Analítica SAS;
• Evaluar la calidad de los productos y servicios prestados, así como informar sobre novedades en los productos y servicios ofertados y/o contratados.
• Dar soporte a los usuarios del servicio, así como atender las consultas y reclamos de los mismos.
• Realizar estudios sobre intereses de consumo para el desarrollo y mejora de los productos y/o servicios de Analítica>.
• Almacenar información de contacto de las personas naturales suministrados por los usuarios y clientes de la plataforma en calidad de información útil para el propio cliente o usuario del sistema.
• Crear y alimentar bases de datos para los fines relacionados con el servicio y/o producto prestado y en general para el desarrollo del objeto social de Analítica SAS.

Derechos de los titulares de datos personales

• Acceder a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015 y en las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
• Conocer, y solicitar la rectificación de los datos personales. El derecho de actualizar y rectificar los datos se podrá ejercer, entre otros datos, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos datos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Deberes de Analítica SAS como responsable del tratamiento de datos personales

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, en particular, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a Analitica SAS se mantenga actualizada.
• Permitir el acceso a la información, previa autorización expresa del titular, únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• ANALITICA SAS atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

Permisos y Autorizaciones

Para la prestación del servicio, el sistema solicitara los siguientes permisos y autorizaciones al usuario:

• Permitir el envío a las direcciones de correos electrónicos suministradas al sistema, para gestionar flujos de firmas entre los firmantes de un documento, avisos de vencimiento, caducidad o finalización de procesos de firma, autenticación, administración de cuantas del usuario y demás propósitos relacionados con la gestión de los servicios ofertados.
• Permitir el envío de mensajes de texto vía SMS y WhatsApp a los números telefónicos suministrados al sistema, para gestionar flujos de firmas entre los firmantes de un documento, avisos de vencimiento, caducidad o finalización de procesos de firma, autenticación, administración de la cuanta del usuario y demás propósitos relacionados con la gestión de los servicios ofertados.
• Permitir la recolección y almacenamiento de metadatos de identificación y autenticación de usuario, así como metadatos y documentos en cualquier formato para ser procesados, transmitidos y almacenados en el sistema.

La autorización por parte del titular de la información deberá ser previa y expresa.

Consentimiento y Revocación

El Sistema solicitara el consentimiento, por parte del usuario, en relación a los permisos y autorizaciones requeridas a éste, en el momento de:

• Al realizar el proceso de registro.
• Al realizar la primera interacción con el sistema, así el usuario no este registrado.
• Al realizar una interacción con el sistema luego de haberse actualizado la presente política.

En cualquier momento, el usuario podrá solicitar, vía correo electrónico a la mesa de ayuda y soporte de Analítica SAS, la revocación de los permisos y autorizaciones establecidos en el acápite anterior. Estas solicitudes se harán efectivas una vez hallan finalizados los procesos y flujos de firma que tenga el usuario pendiente y la solicitud no entre en conflicto con permisos y autorizaciones dados por otros usuarios, en particular, con documentación o metadata compartida por las partes.

Una vez cumplidas las anteriores condiciones, Analitica SAS tomara 15 días hábiles para realizar el proceso de eliminación de documentos y metadata relacionada con la solicitud dada.

Seguridad y Confidencialidad

Analitica SAS, en cálida de custodio de la información y documentos de los usuarios, aplicara las debidas políticas de que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información por medio de:

• Cifrado de claves de acceso
• Utilización de medios de almacenamiento encriptados
• Utilización de protocolos seguros de comunicación como https
• Restricción de acceso a los servidores
• Gestión de bitácoras auditoria para cada acción realizada a través del sistema
• Gestión de firmas digitales por medio de servicios HSM de alta seguridad.
• Endurecimiento periódico de servidores y software
• Auditorias de seguridad periódicas
• Generación de Backups periódicos
• Planes y procedimientos de Recuperación ante desastres

Todos ellos orientados a cumplir los estándares de seguridad necesarios para la operación de este tipo de servicio, así como el cumplimiento de las políticas de Google para los complementos del Google Marketplace.

Política de Datos de Usuario de Google (Google User Data Policy)

En cumplimiento con Google API Services User Data Policy, Analítica S.A.S. detalla a continuación el tratamiento de los datos obtenidos a través de las APIs de Google para la aplicación AZSign

1. Declaración de Uso Limitado

   El uso y la transferencia de la información recibida de las APIs de Google por parte de AZSign hacia cualquier otra aplicación se adherirá estrictamente a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

2. Transparencia en el Uso de Datos de Usuario

   AZSign solicita únicamente los permisos mínimos necesarios para su funcionamiento, siguiendo el principio de menor privilegio. El uso detallado de cada permiso técnico es el siguiente:

   • Los datos del usuario se utilizan únicamente para identificar al firmante (nombre, apellido y correo electrónico), crear su cuenta en el ecosistema de AZSign y garantizar que la firma electrónica esté vinculada de forma inequívoca a su identidad.
   • Nuestra aplicación accede exclusivamente a los archivos de Google Drive o Google Docs que el usuario selecciona de forma manual y explícita para el proceso de firma. No tenemos acceso a la totalidad de su unidad ni realizamos lecturas automáticas de otros archivos.
   • Le permite al usuario interactuar con el servicio de firma por medio de la interfaz gráfica (barra lateral o ventanas emergentes) dentro de la suite de Google, sin la necesidad de salir de su documento de Workspace.
   • El complemento AZSign se comunica con los servidores de firma de Analítica S.A.S. (https://azsign.analitica.com.co), para permitir el procesamiento seguro y legal de la firma electrónica.
3. Procesamiento, Almacenamiento y Transferencia
   • Transferencia de datos: Los documentos seleccionados para firma son transferidos a los servidores de Analítica S.A.S. para el estampado de la firma electrónica y el cumplimiento del flujo de trabajo solicitado por el usuario. Esta transferencia se realiza bajo protocolos de cifrado de extremo a extremo (TLS/HTTPS).
   • No comercialización:Analítica S.A.S. garantiza que los datos obtenidos a través de las APIs de Google nunca serán vendidos, transferidos a terceros con fines publicitarios, ni utilizados para el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial o perfiles de marketing.
4. Acceso Humano y Seguridad

   El acceso humano a los datos de los usuarios de Google está estrictamente prohibido, salvo en casos excepcionales donde el usuario lo solicite explícitamente para soporte técnico y con el fin de resolver un incidente de seguridad o funcionamiento. Aplicamos políticas que incluyen cifrado de almacenamiento y auditorías periódicas para proteger la integridad de la información.

5. Claridad sobre Inteligencia Artificial (IA/ML):

   AZSign podrá mejorar la eficiencia del producto y ofrecer herramientas de análisis, resumen o búsqueda sobre los documentos del usuario mediante modelos de IA para beneficio exclusivo del cliente. Analítica S.A.S. garantiza que los datos de contenido obtenidos a través de las APIs, de acuerdo con las políticas de Google Workspace , no se utilizarán para entrenar, desarrollar o mejorar modelos generalizados de IA o Machine Learning que sean compartidos con otros clientes o utilizados para fines distintos a la prestación del servicio al propio usuario.

Cookies y Tecnologías de Rastreo

En relación al uso de tecnologías de Rastreo, AZSign utiliza mecanismos basados en Cookies y orientados fundamentalmente a identificar al usuario durante su interacción con el aplicativo AZSign.

En particular el sistema crea una cookie cuando el usuario accede al sitio de AZSign con el objeto de crear una sesión que le permita al usuario interactuar con el sistema. Finalizada la sesión el sistema ordena al navegador del usuario la eliminación de la respectiva cookie, la cual, a su vez, también cuenta con un mecanismo de vencimiento que la hace caducar luego de un periodo de tiempo establecido por el equipo de seguridad de AZSign.

Actualizaciones y Cambios a la Política

Cada vez que ocurra un cambio en los términos y condiciones de operación del sistema, se le informara al usuario en el momento en que este inicie su interacción, impidiéndole continuar hasta tanto no haya aceptados los nuevos términos, los cuales estarán a disposición del usuario en la misma interfaz de aceptación.

Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad está para la disposición y consulta de los titulares en la página web de Analítica SAS y de AZSign

Procedimiento para la Atención de consultas, Reclamos, Peticiones de rectificación, Actualización y Supresión de datos

El área responsable de atender las consultas o reclamos y en general, cualquier solicitud del titular con ocasión al tratamiento de sus datos personales no financieros, en el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en aplicación y vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es la dirección de Soporte y Experiencia al cliente de Analítica SAS.

Para la presentación de cualquier solicitud asociada al ejercicio del derecho de habeas data de los titulares, Analítica SAS ha dispuesto los siguientes canales:

• Físico: En la Calle 93 No 14-20 of 407 de Bogotá D.C.
• Virtual: A través del correo soporte@analitica.com.co

Entrada en vigor de la presente Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia a partir del 10 de abril de 2025. Sin perjuicio de lo anterior, las políticas establecidas por Analítica SAS respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación será realizará con apego a la normatividad legal vigente.

Entrada en vigor de la presente Política

Lo que no se desarrolle en el presente documento se tendrá a lo dispuesto en la Política de tratamiento de protección de datos personales de los titulares de la compañía. La cual se puede consulta en la página oficial www.analitica.co.