POLITÍCA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
Analítica S.A.S.
Presentación
ANALITICA SAS, sociedad comercial identificada con NIT No. 830113019-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C.,
ubicada en la dirección Cl 93 No 14-20 Of 407, correo electrónico info@analitica.com.co y teléfono +57
(601)7946472, por medio del presente documento pone en conocimiento del público en general su Política de
Tratamiento de Datos Personales conforme a las siguientes consideraciones:
- El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que todas las personas tienen derecho a su
intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
- De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre en archivos de entidades públicas y privadas.
- Así mismo, el mencionado texto constitucional exhorta a quienes manejan datos personales de terceros a
respetar la libertad y demás garantías previstas en la Constitución cuando se recibe, trata y circula la
información.
- En desarrollo de la norma constitucional antes citada, el Congreso de la República de Colombia expidió la
Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos
personales, ley que fue reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074
de 2015.
- El referido Decreto estableció las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales
y consagró la obligación en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de "desarrollar
políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den
cabal cumplimiento a las mismas".
- Finalmente, en razón a la integración con la “Suite” de colaboración y trabajo en grupo "Google
Workspace™", las políticas aquí contenidas abarcan también las establecidas por Google, las cuales son
de obligatorio cumplimiento para todas aquellas aplicaciones que se integren a su plataforma, en particular
las descritas en el documento: Google API Service: User Data Policy
Destinatarios
Analítica S.A.S., a través de su servicio AZSign, tiene como objeto la gestión de servicios de firma digital y
electrónica entre los distintos firmantes de acuerdos, contratos o, en general, cualquier tipo de documento que
requiera la utilización de firma electrónica o digital por parte de personas naturales o jurídicas, siendo estas
últimas los destinatarios finales del presente documento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En consecuencia, Analítica S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante,
la “Política”), de obligatorio cumplimiento en todas las actividades relacionadas con su servicio AZSign, que
impliquen, de manera total o parcial, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de
datos personales.
Carácter vinculante de las presentes disposiciones
La presente Política, será aplicable en todas y cada una de las relaciones contractuales o comerciales que
existan entre ANALITICA SAS y los firmantes, titulares de las cuentas y usuarios del sistema AZSign.
Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al
Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y
las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Analítica S.A.S: Persona Jurídica que tiene por objeto servir como Operador de Información
en los términos de la Ley 1266 de 2008 y recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la
información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley.
- AZSign: Es el nombre con la cual se identifican el conjunto de servicios de firma
electrónica y digital ofrecidos por Analítica S.A.S.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos,
entre otros; en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autenticación de usuario: Método por el cual el sistema identifica al usuario que
interactuará con el sistema. En el caso de AZSign este método puede variar dependiendo del canal y el nivel
de iteración que requiera el sistema de parte del usuario.
- API: Interfaz de Programación de Aplicaciones (API): es un conjunto de definiciones y
protocolos que se usa para diseñar e integrar el software de aplicaciones.
Principios que orientan el tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales se realiza en cumplimiento de los principios y normas generales y especiales
establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para dicho tratamiento y su correspondiente
finalidad, Analítica S.A.S. ha obtenido de manera previa, expresa e informada la autorización de los Titulares,
permitiéndole así recopilar, almacenar, compilar, procesar, distribuir, usar, actualizar, circular y transmitir
sus datos personales.
Los datos que recolecta Análitica SAS a través de sus servicios de AZSign, serán tratados de manera
transparente, leal y lícita con la finalidad principal de la gestión de firmado electrónico y digital de
documentos. Estos datos pueden ser recolectados por AZSign, vía medios electrónicos, físicos y/o personales;
específicamente destinados a obtener los datos necesarios y suficientes para realizar la gestión de firmas
digitales y electrónicas de las partes (titulares de cuenta, usuarios y firmantes) estrictamente involucradas en
los procesos de firma electrónica y digital
Finalidad del tratamiento de datos
- Permitir los procesos de gestión de firmado electrónico y digital de documentos vía canales electrónicos
directos (página web o app de AZSign) o indirectos, vía consumo de la API de AZSign por parte de
aplicaciones de terceros, las cuales, a su vez, se encargarían de los procesos de validación y autenticación
de los usuarios finales del servicio.
- Validar la identidad a los usuarios directos, en el sistema, vía canales electrónicos (email, SMS, WhatsApp,
etc.) y/o físicos.
- Actualizar y administrar la información de contacto de las personas naturales para ser utilizada en los
productos y servicios desarrollados dentro de las actividades propias del objeto social de Analítica SAS;
- Evaluar la calidad de los productos y servicios prestados, así como informar sobre novedades en los
productos y servicios ofertados y/o contratados.
- Dar soporte a los usuarios del servicio, así como atender las consultas y reclamos de los mismos.
- Realizar estudios sobre intereses de consumo para el desarrollo y mejora de los productos y/o servicios de
Analítica>.
- Almacenar información de contacto de las personas naturales suministrados por los usuarios y clientes de la
plataforma en calidad de información útil para el propio cliente o usuario del sistema.
- Crear y alimentar bases de datos para los fines relacionados con el servicio y/o producto prestado y en
general para el desarrollo del objeto social de Analítica SAS.
Derechos de los titulares de datos personales
- Acceder a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento conforme a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015 y en las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
- Conocer, y solicitar la rectificación de los datos personales. El derecho de actualizar y rectificar los
datos se podrá ejercer, entre otros datos, en relación con datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos datos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya
sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581
de 2012.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto
del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley
1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o
Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. De acuerdo con el artículo
2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la
autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
Deberes de Analítica SAS como responsable del tratamiento de datos personales
- Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, en particular, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud
de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a Analitica SAS se mantenga actualizada.
- Permitir el acceso a la información, previa autorización expresa del titular, únicamente a las personas
autorizadas.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; realizar
oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- ANALITICA SAS atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el
artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
Permisos y Autorizaciones
Para la prestación del servicio, el sistema solicitara los siguientes permisos y autorizaciones al usuario:
- Permitir el envío a las direcciones de correos electrónicos suministradas al sistema, para gestionar flujos
de firmas entre los firmantes de un documento, avisos de vencimiento, caducidad o finalización de procesos
de firma, autenticación, administración de cuantas del usuario y demás propósitos relacionados con la
gestión de los servicios ofertados.
- Permitir el envío de mensajes de texto vía SMS y WhatsApp a los números telefónicos suministrados al
sistema, para gestionar flujos de firmas entre los firmantes de un documento, avisos de vencimiento,
caducidad o finalización de procesos de firma, autenticación, administración de la cuanta del usuario y
demás propósitos relacionados con la gestión de los servicios ofertados.
- Permitir la recolección y almacenamiento de metadatos de identificación y autenticación de usuario, así como
metadatos y documentos en cualquier formato para ser procesados, transmitidos y almacenados en el sistema.
La autorización por parte del titular de la información deberá ser previa y expresa.
Consentimiento y Revocación
El Sistema solicitara el consentimiento, por parte del usuario, en relación a los permisos y autorizaciones
requeridas a éste, en el momento de:
- Al realizar el proceso de registro.
- Al realizar la primera interacción con el sistema, así el usuario no este registrado.
- Al realizar una interacción con el sistema luego de haberse actualizado la presente política.
En cualquier momento, el usuario podrá solicitar, vía correo electrónico a la mesa de ayuda y soporte de
Analítica SAS, la revocación de los permisos y autorizaciones establecidos en el acápite anterior. Estas
solicitudes se harán efectivas una vez hallan finalizados los procesos y flujos de firma que tenga el usuario
pendiente y la solicitud no entre en conflicto con permisos y autorizaciones dados por otros usuarios, en
particular, con documentación o metadata compartida por las partes.
Una vez cumplidas las anteriores condiciones, Analitica SAS tomara 15 días hábiles para realizar el proceso de
eliminación de documentos y metadata relacionada con la solicitud dada.
Seguridad y Confidencialidad
Analitica SAS, en cálida de custodio de la información y documentos de los usuarios, aplicara las debidas
políticas de que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información por medio de:
- Cifrado de claves de acceso
- Utilización de medios de almacenamiento encriptados
- Utilización de protocolos seguros de comunicación como https
- Restricción de acceso a los servidores
- Gestión de bitácoras auditoria para cada acción realizada a través del sistema
- Gestión de firmas digitales por medio de servicios HSM de alta seguridad.
- Endurecimiento periódico de servidores y software
- Auditorias de seguridad periódicas
- Generación de Backups periódicos
- Planes y procedimientos de Recuperación ante desastres
Todos ellos orientados a cumplir los estándares de seguridad necesarios para la operación de este tipo de
servicio, así como el cumplimiento de las políticas de Google para los complementos del Google Marketplace.
Cookies y Tecnologías de Rastreo
En relación al uso de tecnologías de Rastreo, AZSign utiliza mecanismos basados en Cookies y orientados
fundamentalmente a identificar al usuario durante su interacción con el aplicativo AZSign.
En particular el sistema crea una cookie cuando el usuario accede al sitio de AZSign con el objeto de crear una
sesión que le permita al usuario interactuar con el sistema. Finalizada la sesión el sistema ordena al navegador
del usuario la eliminación de la respectiva cookie, la cual, a su vez, también cuenta con un mecanismo de
vencimiento que la hace caducar luego de un periodo de tiempo establecido por el equipo de seguridad de AZSign.
Actualizaciones y Cambios a la Política
Cada vez que ocurra un cambio en los términos y condiciones de operación del sistema, se le informara al usuario
en el momento en que este inicie su interacción, impidiéndole continuar hasta tanto no haya aceptados los nuevos
términos, los cuales estarán a disposición del usuario en la misma interfaz de aceptación.
Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad está para la disposición y consulta de los titulares en la página web de Analítica SAS y
de AZSign
Procedimiento para la Atención de consultas, Reclamos, Peticiones de rectificación, Actualización y
Supresión de datos
El área responsable de atender las consultas o reclamos y en general, cualquier solicitud del titular con ocasión
al tratamiento de sus datos personales no financieros, en el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios, en aplicación y vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es la
dirección de Soporte y Experiencia al cliente de Analítica SAS.
Para la presentación de cualquier solicitud asociada al ejercicio del derecho de habeas data de los titulares,
Analítica SAS ha dispuesto los siguientes canales:
Entrada en vigor de la presente Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia a partir del 10 de abril de 2025. Sin
perjuicio de lo anterior, las políticas establecidas por Analítica SAS respecto al tratamiento de Datos
Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación será realizará con apego a la
normatividad legal vigente.
Entrada en vigor de la presente Política
Lo que no se desarrolle en el presente documento se tendrá a lo dispuesto en la Política de tratamiento de
protección de datos personales de los titulares de la compañía. La cual se puede consulta en la página oficial
www.analitica.co.
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